การทำงานในองค์กรแต่ละองค์กรนอกจากจะมีการแบ่งหน้าที่ตามตำแหน่งหน้าที่รับผิดชอบแล้ว การประสานงานร่วมกันถือว่าเป็นกระบวนการหลักที่ทุกองค์กรต้องมีการจัดการเพื่อลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ในระหว่างการทำงาน ในทุกวันนี้มีนวัตกรรมใหม่ ๆ เข้ามาช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย Google ได้ออกแบบ Google Drive ซึ่งเป็นเหมือนสำนักงานเคลื่อนที่สำหรับคนทำงานทุกคน ซึ่ง Google Drive สามารถเข้ามาเสริมประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันให้เป็นระบบมากขึ้น และ Google Drive จะเข้ามาช่วยยกระดับคุณภาพการทำงานเป็นทีมให้ดีขึ้นได้อย่างไร เรามาเรียนรู้ข้อดีเพื่อนำไปปรับใช้กับทีมของเรากันค่ะ
ถึงแม้ว่าจะไม่ได้อยู่ด้วยกันก็สามารถทำงานร่วมกันได้
เป็นเหมือนศูนย์รวมการทำงานของคนในทีมและในองค์กร ซึ่งทุกคนสามารถเข้ามาส่งงานหรือแก้ไขงานผ่านระบบนี้ได้โดยไม่จำเป็นต้องมาพบปะกัน เช่น การส่งงานจากอีกแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งไม่จำเป็นต้องเดินไปหาเพื่อนร่วมงานให้ถึงโต๊ะทำงาน ซึ่งบางแผนกอาจจะอยู่ไกลกันมาก เพราะฉะนั้น เราสามารถใช้ Google Drive ส่งงานและแก้ไขงานไปพร้อม ๆ กันได้ แม้จะอยู่ไกลกันก็ตาม
เครื่องมือจำเป็นสำหรับคนทำงานฟรีแลนซ์และคนที่ชอบทำงานนอกสถานที่ เพราะคู่ค้าทางธุรกิจแต่ละรายอาจจะไม่ได้อยู่จังหวัดเดียวกันกับเรา เราอาจแค่ได้ติดต่อกับลูกค้าทางโทรศัพท์หรือช่องทางออนไลน์เท่านั้น การใช้ Google Drive เข้ามาช่วยในเรื่องของการส่งงานต่าง ๆ ให้ลูกค้าตรวจสอบ จะทำให้สามารถลดระยะเวลาการทำงานและลดความผิดพลาดจากการทำงานได้มาก เช่น เรากับลูกค้าสามารถแก้ไขงานในไฟล์เดียวกันได้โดยไม่เกิดการแก้ไขที่ทับซ้อนกัน และลูกค้าสามารถเข้ามาตรวจสอบการทำงานของเราได้ทุกเวลา
ลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน
ไม่ต้องถือเอกสารไปตามแผนกต่าง ๆ สามารถลดขั้นตอนการส่งงานที่ยุ่งยากและล่าช้า เพียงแค่แชร์ไฟล์งานผ่าน gmail เพียงแค่ไม่กี่คลิกก็สามารถส่งงานได้อย่างรวดเร็ว แถมไฟล์งานที่ส่งไปนั้นยังเป็นไฟล์งานที่เราสามารถแก้ไขงานร่วมกันได้อีกด้วย ซึ่งจะแตกต่างจากวิธีการทำงานทั่วไปที่ต้องส่งแต่ไฟล์งานออฟไลน์สลับกันไปมา
ไม่จำเป็นต้องพกอุปกรณ์การทำงานไปทุกที่ ก็สามารถทำงานได้ เช่น ในสถานการณ์ที่ทีมต้องการงานด่วนและเราต้องรีบแก้ไขงานอย่างเร่งด่วนให้กับทีม แต่เราไม่ได้พกคอมพิวเตอร์ติดตัว เราสามารถแก้ไขงานผ่านมือถือสมาร์ทโฟนได้ง่าย ๆ เพียง ดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Drive มาติดตั้งไว้ในมือถือไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้
ตอบสนองการใช้งานได้ทุกอุปกรณ์และทุกแพลตฟอร์ม
ถึงแม้คนในทีมจะใช้อุปกรณ์การทำงานที่แตกต่างกันก็สามารถทำงานร่วมกันได้ เพราะ Google Drive สามารถรองรับการใช้งานได้หลากหลายอุปกรณ์ ทั้ง Windows, Mac และรองรับผ่านอุปกรณ์มือถือสมาร์ทโฟน เช่น ios (iPhone, iPad), Andriod, Windows Phone, Linux ไม่ว่าคนในทีมหรือในองค์กรจะใช้อุปกรณ์การทำงานแบบไหนก็สามารถเชื่อมต่อเข้าใช้งาน Google Drive ร่วมกันได้
อาชีพไหนก็ใช้ Google Drive ได้ เพราะนอกจากจะตอบสนองการใช้งานได้ทุกอุปกรณ์และทุกแพลตฟอร์มแล้ว ยังสามารถรองรับไฟล์งานได้หลากหลายประเภทไม่ว่าจะ MS Office, PDF, Photoshop, Illustrator, Image, Sound, HD Video, Multimedia, CAD/CAM ฯลฯ ไม่ว่าเราจะอยู่ในสายอาชีพไหนก็สามารถใช้ Google Drive เข้ามาช่วยให้เราทำงานเป็นทีมเวิร์คได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสามารถรองรับได้หลากหลายประเภทไฟล์งานเพื่อตอบโจทย์การใช้งานได้หลายอาชีพ
Google Drive เป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับองค์กรทุกองค์กรที่ต้องการพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานสำหรับคนยุคใหม่และสำหรับองค์กรที่จำเป็นต้องมีกระบวนการทำงานที่รวดเร็ว เช่น Startup, Agency หรือ Organizer เป็นต้น ถ้าเราอยากพัฒนาทีมงานและองค์กรของเราให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วทันเวลาและลดความซับซ้อนในการทำงาน Google Drive ถือว่าเป็นเครื่องมือการทำงานที่ดีที่สุดในยุคนี้ที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้กับระบบการทำงานได้แล้ววันนี้